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- 會議是組織解決各種問題、推進工作的一個重要場景。提高會議的效率,對組織來說是非常“划算”的事情,等於是提高了組織解決問題的效率,也釋放了參會人員的精力,可以投入到其他工作中。
- 在會議的全過程中,提高時間利用率。那怎麼提高呢?我們先看看,時間到底都被花在哪兒了。最簡單的劃分,就是開會的前、中、後,對吧?開會前,準備會議材料花時間;開會中,討論問題的過程花時間;開會後,整理成果、回溯信息也很花時間。
- “飛閱會”,它是飛書文檔,閱讀和開會的簡稱。
- 為什麼在內部會議上,我們不使用PPT而是使用文檔呢?我們認為,對於內部會議而言,內容準確比形式優美更重要。
- 開會中,我們把會議分成兩個階段,對於1小時的會議,第一階段大約20分鐘,以默讀文檔和評論為主,這裡是以文字為主的階段;第二階段則是基於第一階段的評論進行發言討論,這裡是以聲音為主的階段。
- 在第一階段,參會人員一起默讀寫有會議信息的飛書文檔,所有人閱讀並打字評論,把自己的問題和思想都沉澱成文字,以此來同步信息、拉齊認識。
- 因為要打字,我們就被倒逼著去不斷理清思想,把分散的想法加工,最終轉換成有邏輯的文字。因為思考得更認真,每個人都能給之後的討論貢獻有價值的想法,一起更快地逼近結論。
- 到了第二階段,就是參會人發言,以聲音為主的階段了。
- 剛才大家不是已經寫了很多評論嗎?這個階段,就開始對所有評論進行挨個兒的討論。
- 閱讀文檔的這個過程,不只是在同步信息,它也在同步解決問題。
- 在工具的使用場景上考慮到了這一點。參會者可以在文檔裡選擇要評論那句文案,用評論@一位法務同事,邀請他來幫忙。評論發出後,這位法務同事雖然沒有參加會議,但是他仍然能夠同步收到消息提醒,點開就能直接回复。這樣其實在打破空間的界限,隨時調動“場外資源”。
- 有效的會議其實不只是開會的過程,它得出的成果能不能被用好,這也是效率的體現。