NO.1642 怎样开会，才更高效？

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• 會議是組織解決各種問題、推進工作的一個重要場景。提高會議的效率，對組織來說是非常“划算”的事情，等於是提高了組織解決問題的效率，也釋放了參會人員的精力，可以投入到其他工作中。
• 在會議的全過程中，提高時間利用率。那怎麼提高呢？我們先看看，時間到底都被花在哪兒了。最簡單的劃分，就是開會的前、中、後，對吧？開會前，準備會議材料花時間；開會中，討論問題的過程花時間；開會後，整理成果、回溯信息也很花時間。
• “飛閱會”，它是飛書文檔，閱讀和開會的簡稱。
• 為什麼在內部會議上，我們不使用PPT而是使用文檔呢？我們認為，對於內部會議而言，內容準確比形式優美更重要。
• 開會中，我們把會議分成兩個階段，對於1小時的會議，第一階段大約20分鐘，以默讀文檔和評論為主，這裡是以文字為主的階段；第二階段則是基於第一階段的評論進行發言討論，這裡是以聲音為主的階段。
• 在第一階段，參會人員一起默讀寫有會議信息的飛書文檔，所有人閱讀並打字評論，把自己的問題和思想都沉澱成文字，以此來同步信息、拉齊認識。
• 因為要打字，我們就被倒逼著去不斷理清思想，把分散的想法加工，最終轉換成有邏輯的文字。因為思考得更認真，每個人都能給之後的討論貢獻有價值的想法，一起更快地逼近結論。
• 到了第二階段，就是參會人發言，以聲音為主的階段了。
• 剛才大家不是已經寫了很多評論嗎？這個階段，就開始對所有評論進行挨個兒的討論。
• 閱讀文檔的這個過程，不只是在同步信息，它也在同步解決問題。
• 在工具的使用場景上考慮到了這一點。參會者可以在文檔裡選擇要評論那句文案，用評論@一位法務同事，邀請他來幫忙。評論發出後，這位法務同事雖然沒有參加會議，但是他仍然能夠同步收到消息提醒，點開就能直接回复。這樣其實在打破空間的界限，隨時調動“場外資源”。
• 有效的會議其實不只是開會的過程，它得出的成果能不能被用好，這也是效率的體現。